利用鱼骨分析法找到问题的根本原因的好处

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利用鱼骨分析法找到问题的根本原因的好处

在你的团队中最大的问题通常以自上而下的政策形式呈现,领导发现问题,指示下属修复特定问题或流程。

但是,如果你当前解决这些问题和改进流程的方法浪费了数十万元和工时呢?

更深入的根本原因分析可能会使成功的操作流程改进或同一问题的出现几率减少。狼羽网络

如果你不得不多次解决问题,那么第二次解决该问题肯能需要更多时间和预算投入。

当新的政策或问题从公司决策层传达时,领导者经常争先恐后地解决问题,而不是真正分析它是表面问题还是根本原因。

实际上,大多数流程改进项目仅针对这些表面问题和政策难题,而不是问题的根本原因,因此流程改进工作很多都是治标不治本的。

确定该问题的通常不是高级领导者最常用的方法,但这种根本原因分析对于确定特定问题是否需要创可贴 – 或者是否需要手术至关重要。狼羽网络

例如,当你的项目刚开始时,表面问题包括处理速度慢和周期时间,但在进行根本原因分析后;

很明确知道需要改进过程中的早期资源投入。一旦进行了这些改进,其余过程的循环时间就会大大减少。实现了大量的时间和预算节省,因为你找到了根本原因,而不仅仅是表面问题。


根本原因分析练习

下面狼羽给你介绍下如何利用鱼骨分析法寻找问题的根本原因:

五个为什么

使用这种基于问题的方法深入挖掘并确定问题的核心。

狼羽的建议是至少五次询问“为什么?”以自问的形式来挖掘出现在面临的问题的根本原因。狼羽网络

比如一个新项目开展,你在执行过程中的五问:

  1. “为什么一个任务过程需要这么长时间?” 
        因为我们人手不足以解决这个问题。
  2. “为什么我们人手不足?” 
        因为我们有太多的事情要做了,每个事情需要Y小时才能完成。
  3. “那么一个人完成每个任务需要这么长时间?
        因为有太多的时间花费在信息沟通,等待回复确认和进行更正上面。
  4. “为什么会花这么多时间在沟通,信息传递上时间这么久?” 
        因为我们回复确认和修改意见的同事很难找到。
  5. “为什么我们对应项目的同事很难找到?” 
        因为项目开始时,我们没有对各个人负责的板块让大家都知道,并且相关参与者都不在一起。
        这是根本原因,项目开始,负责相关环节的同事应该有紧密合作。

在这个例子中,最初的过程改进推动是为了缩短周期时间,但只有在询问了足够的“为什么?”问题并进行更深入的探测之后我们才能发现花费很多的时间在项目沟通上。

鱼骨图:鱼骨图(又名因果图、石川图),指的是一种发现问题“根本原因”的分析方法,现代工商管理教育将其划分为问题型、原因型及对策型鱼骨图等几类,可彻底分解特定过程,帮助你确定问题的根本原因。狼羽网络

在鱼骨图的“头部”中,你写下了你的团队正在处理的表面问题。然后,在每个“椎骨”上,你写下表面问题的一个特定原因(重复任何多种原因,因为你能够识别)。接下来,你将每个椎骨水平原因分解为其自己的子骨系统,每个子骨骼都识别出其他子原因。狼羽网络

我们的想法是尽可能多地确定表面级问题的根本原因,然后识别任何模式,以便了解哪些根本原因可以确定优先级。

制作鱼骨图分两个步骤:分析问题原因/结构、绘制鱼骨图。

1、分析问题原因/结构。

l  针对问题点,选择层别方法(如人、机、料、法、环等)。

l  按头脑风暴分别对各层别类别找出所有可能原因(因素)。

l  将找出的各要素进行归类、整理,明确其从属关系。

l  分析选取重要因素。

l  检查各要素的描述方法,确保语法简明、意思明确。

分析要点:

1)      确定大要因(大骨)时,现场作业一般从“人、机、料、法、环”着手,管理类问题一般从“人、事、时、地、物”层别,应视具体情况决定;

2)      大要因必须用中性词描述(不说明好坏),中、小要因必须使用价值判断(如……不良);

3)      脑力激荡时,应尽可能多而全地找出所有可能原因,而不仅限于自己能完全掌控或正在执行的内容。对人的原因,宜从行动而非思想态度面着手分析;

4)      中要因跟特性值、小要因跟中要因间有直接的原因-问题关系,小要因应分析至可以直接下对策;

5)      如果某种原因可同时归属于两种或两种以上因素,请以关联性最强者为准(必要时考虑三现主义:即现时到现场看现物,通过相对条件的比较,找出相关性最强的要因归类);

6)      选取重要原因时,不要超过7项,且应标识在最末端原因。

2、鱼骨图绘图过程

1)      填写鱼头(按为什么不好的方式描述),画出主骨;

2)      画出大骨,填写大要因;

3)      画出中骨、小骨,填写中小要因;

4)      用特殊符号标识重要因素。

要点:绘图时,应保证大骨与主骨成60度夹角,中骨与主骨平行。


根本原因分析的主要优点

那么,你的机构从进行根本原因分析中获得的最重要的好处是什么?狼羽网络

以下是确定根本原因帮助你应对挑战的好处:

  • 团队协调:根本原因分析帮助在线工作人员自己查看真正的问题,使整个团队对挑战敏感,而不仅仅是被告知管理层要做什么。
  • 优先级:根本原因分析可帮助你的团队找出首先需要解决的问题(以及哪些问题应该等到以后)。
  • 资源效率:你的时间和预算很少,根本原因分析可帮助你使用它们以获得最大的影响和效果。
  • 发现价值:根本原因分析不仅揭示了问题,而且还揭示了最有利于你的团队的有效实践。
  • 节省时间:通过根本原因分析,你不需要花费数月和数月来处理不需要修复的事情。相反,你只能解决最重要的问题。
  • 执行重点:根本原因分析可以防止你同时解决许多问题(这最终会使你的所有改进效果降低)。相反,根本原因分析将你的努力集中在一次解决的2-3个问题上,其余部分将在稍后处理。

结论

你所在团队的情况很明确:在你开始解决问题或实施流程改进工作之前,请先退一步看看,并进行根本原因分析。

当你确定问题的根本原因时,项目执行流程改进最终会更加有效。

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